Je wilt dat je lezers je brief of e-mail meteen begrijpen. Dat bespaart tijd, voorkomt misverstanden en zorgt voor snellere reacties. Schrijven op taalniveau B1 is hiervoor de oplossing. Maar hoe weet je zeker dat jouw tekst écht begrijpelijk is? Gebruik deze praktische checklist met 7 eisen voor duidelijke e-mails en brieven. Hiermee test je binnen 3 minuten of jouw document klaar is voor verzending.
Aan het onderwerp moet de lezer in één oogopslag zien waar je brief of e-mail over gaat. Formuleer het onderwerp kort en betekenisvol: het is de kortste samenvatting van de inhoud.
| ❌ | Gehandicaptenparkeerplaats |
| B1 | Goedkeuring aanvraag parkeerplaats voor gehandicapten |
Een lezer wil direct weten waar hij of zij aan toe is. Sla de formele prietpraat daarom over en begin met de kern.
| ❌ | Naar aanleiding van uw aanvraag d.d. 14 mei jongstleden, welke in goede orde door ons is ontvangen, hebben wij intern beraad gevoerd over de eventuele mogelijkheden omtrent de aanleg van een gehandicaptenparkeerplaats nabij uw woning. |
| B1 | U krijgt een parkeerplaats voor gehandicapten bij uw woning. Uw aanvraag hiervoor van 14 mei hebben we goedgekeurd. In deze brief leest u wanneer we de parkeerplaats aanleggen en wat u moet doen. |
| 💡 | Bij slecht nieuws staat het doel van de brief of e-mail in de openingsalinea en staat de kern (het slechte nieuws) aan het begin van het middenstuk. |
Lange, ingewikkelde zinnen maken je tekst lastig te volgen. Houd zinnen daarom kort en overzichtelijk. Maar maak niet alle zinnen even lang: met een afwisselende zinslengte is de tekst levendiger.
| ❌ | Om je in het vervolg tweemaal per maand digitaal op de hoogte te houden via onze nieuwsbrief, ontvangen we graag je e-mailadres. |
| B1 | Op de hoogte blijven? Geef je e-mailadres aan ons door en ontvang tweemaal per maand onze digitale nieuwsbrief. |
| 💡 | Het aantal woorden tellen biedt houvast. Maximaal 15 woorden is een aardige vuistregel, maar staar je hierop niet blind. Soms is een iets langere zin begrijpelijker dan twee korte zinnen. Dat komt doordat het verband verloren kan gaan als je een zin in stukken hakt. |
| 💡 | Staat er meer dan één komma in een zin? Dan is die te ingewikkeld. En haakjes moet je vermijden, ook in woorden. |
Zinnen in de lijdende vorm en de naamwoordstijl maken een e-mail of brief onpersoonlijk en vaag. Schrijf daarom actief. Maak duidelijk wie wat doet.
| ❌ | Daarom gaan we voor een gefaseerde aanpak, waarbij per fase dekking wordt gezocht voor de uit te voeren activiteiten. |
| B1 | Daarom voeren we dit project stap voor stap uit. Voor elke stap bekijken we hoe we het werk kunnen betalen. |
| ❌ | In uw e-mail beklaagt u zich over het uitblijven van het opvolgen van de aanbevelingen van de ombudsman aan de gemeente. |
| B1 | U schrijft dat de gemeente nog niets heeft gedaan met de adviezen van de ombudsman. |
Voor een B1-doelgroep gebruik je alledaagse woorden die iedereen kent. Vermijd afkortingen en vaktermen, of licht ze toe als ze echt nodig zijn. Ambtelijke en formele taal vervang je door gewonemensentaal. Bijvoorbeeld:
Een overzichtelijke opmaak geeft je lezers houvast.
Wat moet de lezer doen na het lezen van de e-mail of brief? Moet die bijvoorbeeld geld betalen, of een afspraak maken? Of is de brief of e-mail alleen om te informeren? Zorg ervoor dat de instructie niet te missen is.
| B1 | Klik vóór 10 oktober op de blauwe knop hieronder om uw gegevens te controleren. |
Kun je op alle 7 vragen hierboven ja antwoorden? Gefeliciteerd! Je brief of e-mail is toegankelijk voor het grootste deel van de Nederlandse lezers.
Merk je dat het herschrijven van je zakelijke correspondentie je toch te veel tijd kost? Vind je het lastig om B1-oplossingen te vinden voor ingewikkelde formuleringen, bijvoorbeeld omdat ze juridisch moeten blijven kloppen? Of betwijfel je of de toon wel vriendelijk genoeg blijft? B1tekstschrijver helpt overheden, bedrijven en instellingen om hun klantcommunicatie radicaal te verduidelijken.
Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvende offerte.
Wil je een offerte? Of heb je een vraag of opmerking? Bel ons op 071 523 57 66, stuur een mailtje naar b1team@b1tekstschrijver.nl of vul dit formulier in.